deferral response

Created 2026-02-12

Status active

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Study Group Deferral Request Response

Purpose

Template for responding to participants who request to transfer their enrollment to a future cohort due to personal circumstances (health, caregiving, scheduling conflicts, etc.).

Key Principles

Acknowledge their situation with genuine empathy
Be transparent about what is and isn’t possible
Explain the rationale without being defensive
Offer a clear path forward
Maintain fairness to other participants who honor commitments despite difficulties

Policy Context

Enrollments cannot be transferred directly to future cohorts once a participant has started the program
Cohorts are designed as integrated experiences with specific groups
Primer course access remains active for three months from enrollment date
Participants may join future cohorts at a discounted rate (Primer component waived)
Specific future pricing discussed closer to that cohort’s enrollment period

English Version

Hello [NAME],

Thank you for reaching out and for being so honest about where you’re at. We really appreciate you letting us know.

We understand that life circumstances can shift unexpectedly, and what you’re navigating right now is a lot. We genuinely empathize with your situation.

That said, we want to be transparent about how we can support you. Because you’ve already started this cohort and the program is designed as an integrated experience with this specific group, we’re not able to transfer your enrollment directly into a future study group. We hope you can understand that in fairness to others, including participants in this cohort who have also had to manage difficult circumstances around attendance, we need to be consistent in how we handle these situations.

What we can offer:

Your access to the Baseworks Primer online course remains active, and you have three months from your enrollment date to complete it at your own pace. We’d encourage you to continue working through it when you’re able—it’s valuable material on its own, and completing it will give you a strong foundation.

We’re planning another cohort [LOCATION/TIMING IF KNOWN, e.g., “likely in Mile End starting in April”]. If you’re able to make time in your schedule then, you’d be welcome to join at a discounted rate since you won’t need to pay for the Primer component again. We can discuss specifics when we finalize the pricing closer to that time.

We hope this feels like a fair path forward, and we genuinely hope things settle down for you soon.

Take care,

[SIGNATURE]

French Version

Bonjour [NOM],

Merci de nous avoir écrit et d’avoir été si honnête sur ta situation actuelle. Nous apprécions vraiment que tu nous aies tenu au courant.

Nous comprenons que les circonstances de la vie peuvent changer de façon inattendue, et ce que tu traverses en ce moment représente beaucoup. Nous sommes sincèrement empathiques à ta situation.

Cela dit, nous voulons être transparents sur la façon dont nous pouvons te soutenir. Puisque tu as déjà commencé cette cohorte et que le programme est conçu comme une expérience intégrée avec ce groupe spécifique, nous ne sommes pas en mesure de transférer ton inscription directement vers un futur groupe d’étude. Nous espérons que tu peux comprendre que, par souci d’équité envers les autres, y compris les participants de cette cohorte qui ont également dû gérer des circonstances difficiles autour de leur présence, nous devons être cohérents dans la façon dont nous gérons ces situations.

Ce que nous pouvons offrir :

Ton accès au cours en ligne Baseworks Primer reste actif, et tu as trois mois à partir de ta date d’inscription pour le compléter à ton rythme. Nous t’encourageons à continuer à le parcourir quand tu le peux—c’est un contenu précieux en soi, et le compléter te donnera une base solide.

Nous planifions une autre cohorte [LIEU/PÉRIODE SI CONNU, ex. « probablement à Mile End à partir d’avril »]. Si tu es en mesure de faire de la place dans ton emploi du temps à ce moment-là, tu serais la bienvenue à un tarif réduit puisque tu n’auras pas à payer pour la composante Primer à nouveau. Nous pourrons discuter des détails quand nous finaliserons les prix plus près de cette date.

Nous espérons que cela te semble une voie équitable, et nous espérons sincèrement que les choses se calmeront pour toi bientôt.

Prends soin de toi,